11 Factores Claves de Éxito en la Gestión de Repuestos

por | septiembre 29, 2017
11 Factores Claves de Éxito en la Gestión de Repuestos
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bodega repuestos

La falla de un equipo puede tener consecuencias muy graves para la organización. Consecuencias de seguridad, medio ambiente, legales, impactos a la comunidad, de calidad, a la producción y a los equipos, son mitigados en muchos casos con una adecuada gestión de Repuestos. Es decir, asegurando que los repuestos requeridos para los mantenimientos preventivos y correctivos se encuentren disponibles oportunamente en el almacén.

Sin embargo, ¿qué ocurre cuando no se dispone de un repuesto oportunamente?. Seguramente habrá un trabajo en equipo para solucionar la emergencia. Sin embargo, una vez superada la crisis, ¿se hace una investigación profunda de lo sucedido?. No se está haciendo referencia a un análisis completo de causa raíz de la falla (RCA), sino a una rama de este análisis que en ocasiones se omite: ¿Por qué el repuesto no estaba disponible en ese momento?.

Muchas veces queda el sinsabor de un mal servicio asociado al suministro de repuestos. Sin embargo, existe una inmensa variedad de causas externas e internas que deben ser validadas antes de emitir juicios al respecto. A continuación se describen los principales factores que deben tener en cuenta mantenimiento y el área de suministro antes de decidir qué repuestos almacenar y en qué cantidades.

Antes de entrar en materia, puede que le interese también los artículos ¿Tener o no tener? He ahí el Dilema del Inventario de Repuestos y Control de Inventario para Repuestos de Mantenimiento. En el primero se describe un proceso para definir qué repuestos se deben almacenar en las bodegas de la compañía. En el segundo, se describen los métodos más usados para definir las cantidades mínimas a almacenar y las cantidades de reabastecimiento.

1. Planeación y Programación del Mantenimiento

Igualmente, la madurez y robustez de los procesos de mantenimiento y sus procesos de soporte, brindan tranquilidad y certidumbre a los procesos de inventario. Es muy común encontrar a los responsables de mantenimiento quejándose por repuestos que se agotan en el almacén. Sin embargo, cuando se piden ejemplos concretos y se hace un análisis de causa raíz (RCA), se encuentra que los problemas nacen muchas veces desde mantenimiento.

Por ejemplo, generan campañas de reemplazo de partes, no las planean en el sistema y no lo reportan al área de suministros. Otro ejemplo, cambian las frecuencias de algún mantenimiento preventivo o modifican el BOM de repuestos de las mismas. Resultado: aumentos intempestivos de consumos y repuestos agotados.

2. Estrategias de Mantenimiento

Un buen ejemplo ilustra muy bien este punto. Ninguno mejor que el que se encuentra en el artículo Análisis Racional de Repuestos:

“A nadie le gusta que los vidrios de su oficina estén rotos. Entonces, podríamos decir que contar con el vidrio de la ventana roto es un posible ”estado de falla” que buscamos eliminar. Una de las posibles causas por las cuales el vidrio puede romperse es que sea golpeado por una piedra. Ahora… ¿qué pasaría si un ”especialista” en mantenimiento nos dice que para evitar que nuestro vidrio se rompa, debemos cambiarlo preventivamente cada 5 años? ¿Es buena la estrategia? NO! La probabilidad de que el vidrio se rompa no depende de la antiguedad del mismo, por lo que la política de mantenimiento sugerida es equivocada.”

“Sin embargo, si la empresa adopta esta tarea de mantenimiento, no hay nada que pueda hacer el almacén de repuestos para que esta estrategia de mantenimiento mal fijada sea mejor… a lo sumo, va a estar entregando vidrios de repuesto en tiempo y forma para que pueda cumplirse con el (equivocado) cambio preventivo de los vidrios.”

Una buena gestión integral del mantenimiento permite reducir el riesgo de falla. Al controlar las fallas, no requeriremos almacenar algunos repuestos. Recordar que el almacén de repuestos funciona como un seguro ante los riesgos de falla. Sin embargo si la falla puede ser mitigada o eliminada, el repuesto es innecesario muchas veces.

3. Políticas de Reparación de Componentes y/o Fabricación de Partes

En conjunto con mantenimiento, suministros debe definir una política de reparación de componentes. Qué tipo de elementos se repararán, de queé valor de reemplazo, de qué valor de reparación, etc. Normalmente, el contar con componentes para cambio, permite reducir significativamente, e inclusive eliminar, la necesidad de partes de repuesto.

Algo similar ocurre cuando existe una política, explícita o no, que promueva la fabricación de piezas en lugar de comprarlas. Existen mandos medios que prefieren la reparación/fabricación de partes en sitio. En mi experiencia, me ha llamado la atención que algunas empresas impulsan tener en stock elementos estructurales de sus equipos como pasamanos, escaleras, plataformas, etc. Sin embargo, a pesar de que siguen fallando en campo, no se utilizan las almacenadas en stock. ¿Será desinformación, pereza, costumbre? Cada caso es diferente.

Antes de fabricar mangueras hidráulicas, ¿se asegura de que no estén disponibles en stock?, ¿Está seguro?. Si el proceso de revisión contra stock disponible existe, ¿valida con cierta frecuencia que si se cumpla con esto?

4. Ciclo de Vida de los Activos Físicos y Sus Componentes

Entender en qué momento del ciclo de vida están los equipos, influye sobre la decisión o no de comprar repuestos. Nuevamente, un ejemplo es valioso para ilustrar este punto. Lo siguiente es traducido del artículo Introduction to Reliability Centered Spares (RCS):

“Una instalación en mar abierto utiliza un rodamiento para reparar las bombas que inyectan agua a los pozos para mantener la presión. El costo del rodamiento es $5,000 dólares y se debe mantener siempre dos en stock porque el Lead Time es de cerca de tres meses. Hace poco se utilizó un rodamiento, con éste son 5 los usados en los últimos 18 años. Su sistema está solicitando comprar uno para reemplazar el usado. Sin embargo, en este momento la plataforma tiene una vida útil de tres años. ¿Debería comprarse el rodamiento para seguir teniendo dos en stock?…” 

5. Política de Contratación del Mantenimiento

Decidir o no contratar la ejecución del mantenimiento incide sobre las decisiones de inventario. Existen diferentes tipos de contratos de mantenimiento, cada uno influye de manera distinta. Para profundizar un poco más al respecto, puede leer el artículo Principales Tipos de Contratos de Mantenimiento.

6. La Bodega y las Condiciones de Almacenamiento

En ocasiones es posible que así se deba mantener un repuesto en el almacén, sea recomendable no hacerlo. Existen repuestos que requieren condiciones especiales de humedad o temperatura, elementos de control y seguridad en su manipulación y almacenamiento, o ocupan mucho espacio. En ocasiones, mientras no se posean estas condiciones especiales, puede que sea mejor abstenerse de almacenar el repuesto. Comprar un repuesto que cuando sea requerido esté en iguales o peores condiciones al que falló, no tiene sentido.

7. Política de Inventarios en Consignación y Vendor Held Stock

Existe un paradigma común en las organizaciones, creer que los inventarios en consignación son muy costosos. Esto ha generado que empresas tengan como política no permitirlos. Debe tener clara la posición de su compañía al respecto para poder tomar las decisiones adecuadas.

8. MRP – Sistema de Re-aprovisionamiento:

En mantenimiento normalmente no se usa el término Justo a Tiempo (JIT). En su lugar, se habla de Planeación de Materiales (MRP). Un esquema ágil de reaprovisionamiento y de análisis de las necesidades planeadas de mantenimiento, permite comprar los repuestos sólo cuando realmente se requieran. Adicionalmente, los acuerdos y condiciones comerciales con los proveedores permiten lograr mejores tiempos de entrega.

Por ejemplo, si se sabe que un repuesto falla cada tres años aproximadamente, posiblemente el cambio se puede planear ya sea preventivamente o basado en la condición. Es decir, posiblemente no es necesario tenerlo en stock permanentemente. Sin embargo, si su sistema y/o procedimientos no permite identificar los requerimientos oportunamente antes de la fecha de necesidad, posiblemente prefiera mantener el repuesto en stock por seguridad.

9. Estrategias y Condiciones Operativas

La forma en que los equipos son utilizados o cuidados por sus usuarios y mantenedores está dada por una cultura operacional. Como toda cultura organizacional, es de difícil cambio y poco se puede hacer para cambiarla sin un compromiso y liderazgo proactivo. Por lo tanto, es un factor a tener en cuenta a la hora de decidir las estrategias de inventario. Estrategias de mejoramiento continuo y el TPM, son factores de éxito en el cuidado operativo de los activos.

Adicionalmente, el ambiente operativo influye sobre la gestión de repuestos. Estudiar la periodicidad de algunos consumos es un paso hacía la excelencia en el control de inventarios y mantenimiento. Algunos repuestos pueden llegar a tener consumos por temporadas de lluvias, sequía o invierno. Algunos son obvios y críticos y son considerados. Sin embargo, algunos otros no son controlados y generan stockout.

10. Factor Humano

Cada vez menos empresas, pero aún no la mayoría, permiten que las decisiones de qué repuestos almacenar y en qué cantidades sean tomadas por personas no idóneas. Cuando se  les pregunta al respecto, consideran que su personal y sus procesos son de clase mundial. Similar sucede con la planeación y programación del mantenimiento. Sin embargo, frecuentemente la realidad difiere. Son un típico caso de autoestima corporativa.

¿Quién y cómo decide qué repuestos almacenar en su bodega?

¿Se ha encontrado con sorpresas al identificar repuestos que no corresponden a los activos de su compañía?

¿Algunos repuestos críticos son comprados en cantidades que, aún en un escenario muy pesimista, nunca serán usados en su totalidad?

11. Competencias Técnicas

Adicionalmente, las competencias de los técnicos en mantenimiento son sin lugar a dudas un factor crítico. Un mantenimiento mal realizado, un diagnóstico errado, una herramienta no usada adecuadamente, etc. Todo puede generar que un equipo vuelva a presentar una falla poco después de ser intervenido.

Las competencias son el resultado de tres factores importantes. El Saber, el Hacer y el Querer. Se reconoce cuando una persona quiere su trabajo por su actitud hacia él. La actitud es indispensable. Si a la actitud le sumamos Saber (conocimiento) o Hacer (experiencia), tendremos garantizado muy seguramente un desempeño satisfactorio.

No es fácil lograr que una persona cambie la actitud hacia su trabajo, pero es fácil que la pierda. El ambiente laboral, los estilos de liderazgo, etc son factores a tener en cuenta. El Saber lo promovemos con entrenamiento técnico aplicable a la labor a ejecutar. El Hacer, lo promovemos con planes de carrera que fortalezcan las competencias requeridas por cada empleado.

Esteban Builes
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Esteban Builes

Maintenance Manager at estebanbuiles.com
Ingeniero Mecánico y Magíster en Administración con amplia experiencia en Gestión de Mantenimiento en el sector minero.
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2 pensamientos en “11 Factores Claves de Éxito en la Gestión de Repuestos

  1. Lisbeth Vides

    Hola Esteban, leo con regularidad tus artículos y he aprendido bastante, gracias por tus aportes!
    Con respecto a este artículo me queda una duda: cómo una empresa puede integrar el área de suministros con las otras unidades para que la información fluya entre ellas, especialmente cuando es el área de Mantenimiento y/o Ingeniería quien tiene de primera mano información tan importante como cuándo se va a reemplazar dicho equipo o qué modificaciones se le harán, detalles que finalmente afectan el inventario de los repuestos. Lo comento por experiencia propia. En mi caso, ya una vez que se reemplaza el equipo (actualización o modificación) es que se piensa en informar a Suministro el listado de repuestos que ya deben dejarse de comprar, pero y qué con los repuestos que ya se habían comprado, que pudieron detenerse dicha compra si con anterioridad Suministro hubiese conocido esta información. Por eso el ejemplo que ilustras muestra esta realidad, y creo que se debe trabajar mucho en esto.

    1. estebanbuiles.com

      Hola Lisbeth, gracias por los comentarios, animan a seguir escribiendo.
      Con respecto a lo que preguntas, me parece mas que una pregunta, un excelente aporte. Gracias por compartirlo. Lo digo porque de cierta forma tu misma das respuesta. La clave es comunicación. Lo importante es que ya al menos están comunicando las novedades, muchas empresas no lo hacen. Lo otro positivo, es que ya conocen que existe una oportunidad de mejoramiento: comunicarlo antes para frenar compras en proceso.
      Ahora, creo que si ya tienen un proceso que permite que la comunicación se efectúe, el mejoramiento debe hacerse directamente modificando el mismo proceso que ya les ha dado resultados. Es decir, si actualmente los “controles de ingeniería” los realizan al culminar los proyectos, deben modificar los procesos para que parte de esos controles se realicen en una fase previa del proyecto.
      Por ejemplo, la acción podría ser que una vez aprobada la fase de ejecución del proyecto, se comunique a el área de Suministros el listado de repuestos de los equipos en cuestión que tienen reposición automática y que deben modificarse a un estado de reposición sujeta a liberación. Es decir, en lugar de que el sistema compre automáticamente, cada compra debe ser validada antes de ser procesada.

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