10 Problemas Contractuales Típicos en Mantenimiento

por | junio 16, 2017

¿su contrato de mantenimiento es un dolor de cabeza?En el marco económico actual, es cada vez más común la necesidad de tercerizar ciertos procesos de la compañías. La tercerización, o outsourcing, permite a las compañías centrar sus esfuerzos en los procesos que más generan valor. Es decir, enfocarse en hacer bien y cada vez mejor sus competencias distintivas, su core business. Optar por el outsourcing como una simple estrategia de reducción de costos, puede generar más problemas que beneficios. Los problemas contractuales en mantenimiento pueden afectar la seguridad, el ambiente, el clima laboral, la reputación de las compañías y a la larga a los clientes y accionistas.

Este artículo brinda una guía práctica para identificar los síntomas clásicos de los contratos de mantenimiento problema. Sin embargo, el diagnóstico y plan de acción requerido en cada caso requiere lecturas complementarias. En caso de que usted identifique en sus contratos uno o más de los síntomas listados, recomendamos leer los artículos:


Síntomas Típicos de Problemas Contractuales en Mantenimiento

SINTOMA 1: A peor desempeño, mayor facturación

Es el peor y más común de los síntomas. Tiene variaciones, pero todas ellas tienen su causa raíz en un contrato mal diseñado. Se presenta frecuentemente cuando se paga por los recursos del contratista y no por sus resultados. Por ejemplo, cuando un contratista incumple la fecha de entrega de un trabajo, pero en lugar de ser multado debemos pagarle el tiempo adicional de su personal.

También se presenta cuando en contratos de mano de obra se mezclan servicios de suministro de repuestos. Similar a un contrato Full MARC, pero pagando los repuestos de forma tradicional. Como resultado, se vuelve más lucrativo para el contratista la venta de repuestos que los servicios de mantenimiento. De esta forma, se incentiva el cambio “preventivo” de repuestos prematuramente. Lo peor, las penalidades no dan resultado porque son cubiertas por el margen de los repuestos.

SINTOMA 2: Tengo que enseñarle a trabajar al contratista

Si se elige mal un contratista, el problema recae en el cliente. A mayor duración del contrato, peor. Resulta el cliente obteniendo exactamente lo contrario que se busca con el outsourcing. En el artículo Principios Básicos de Administración de Contratos de Mantenimiento encuentra una sección dedicada a la selección de contratistas.

SINTOMA 3: Los adicionales son más costosos que el alcance original del contrato

En ocasiones las tarifas bajas presentadas por un contratista hacen que se apresuren a adjudicar los contratos. Sin embargo, tarifas muy bajas pueden indicar que el alcance entendido por el contratista difiere del que el cliente quizo definir. En otras ocasiones, contratistas desleales se especializan en ganar contratos para luego cobrar como adicional todo lo que más puedan.

manos arriba esto es un contrato

SINTOMA 4: No hay comunicación ni retroalimentación

¿Realizan reuniones frecuentes de trabajo y hacen seguimiento a resultados?. ¿Presentan informes de desempeño?. ¿La remuneración del contrato no está asociada al desempeño?. Si su respuesta es no, la comunicación puede fallar fácilmente generando que cliente y contratista vayan en sentidos diferentes. Se deben generar los espacios y herramientas necesarias para propiciar canales de diálogo productivos. Revise el artículo Indicadores de Contratos de Mantenimiento para identificar los KPIs requeridos para su contrato.

SINTOMA 5: El contrato no se usa y/o no se conoce

Mas común de lo que se cree. Sencillamente contratista y/o cliente confía demasiado en sus propias capacidades para sortear el contrato en el día a día. Es increíble la cantidad de problemas que llegan a ser inmanejables por no intervenirlos a tiempo. Muchos de ellos sólo requerían haber usado las herramientas contractuales oportunamente. Ejemplo, penalidades, multas, estructuras de costos, alcance técnico, etc.

SINTOMA 6: Lo que mal empieza, mal termina

Si un contrato tiene problemas en su arranque, muy posiblemente tenga problemas en su cierre. El cierre del contrato debe considerarse en el diseño del contrato. El empalme entre contratistas refleja el estado de madurez de los procesos de gestión de contratos de una organización. Al final del artículo  Principios Básicos de Administración de Contratos de Mantenimiento encuentra más información sobre este aspecto.

SINTOMA 7: No puedo cambiar de contratista

Es una estrategia válida desligar los sistemas de información de los contratistas a los del cliente. Sin embargo, al pertenecer los activos al cliente, toda información sobre los mismos también es de él. Sin embargo, la realidad en muchas ocasiones es otra. Muchos clientes desconocen los planes de mantenimiento de sus equipos, los trabajos que le han sido efectuados, su taxonomía, etc. Resultado, una dependencia absoluta en el contratista.

Contrato Forzoso

SINTOMA 8: El contratista creyó que el contrato era distinto

Se debe ser amplio en la definición del alcance técnico de los contratos. En los procesos de licitación, deben darse espacios adecuados para despejar dudas y realizar visitas de campo. Adicionalmente, comparta la mayor cantidad de datos históricos con los oferentes y las normas de HSEC de su organización. Proporcione también el tiempo productivo promedio del personal en tareas iguales o similares a las que se contratarán. Sino, el contratista realmente corre un riesgo muy grande al aceptar un contrato. No se confié en la experiencia del contratista, incluso los más renombrados pueden aceptar contratos riesgosos motivados por sus propios intereses.

SINTOMA 9: El contratista no actúa para corregir sus debilidades

Siempre existirán desviaciones entre lo deseado y lo obtenido. Si fuera fácil alinear estos dos aspectos, no habrían consultores ni maestrías en Administración de Contratos. Es por esto que una cultura de mejoramiento continuo en el contratista es imprescindible. Generar planes de acción, hacerles seguimiento y retroalimentar al cliente son clave.

SINTOMA 10: Las penalidades y multas son mayores que la facturación

Al diseñar un contrato, no se debe buscar generar ingresos adicionales a costas del contratista con multas y penalidades. Si existe un riesgo alto para el cliente por un incumplimiento del contratista, las pólizas de seguro son la mejor opción. Sin embargo, las multas y penalidades, junto con las bonificaciones, son instrumentos que incentivan el desempeño del contratista. Deben definirse adecuadamente sus montos para no volver el contrato demasiado riesgoso para el contratista. En caso contrario, el contratista terminará incrementando sus tarifas desproporcionadamente para cubrir las posibles penalidades y multas.

Esteban Builes
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6 pensamientos en “10 Problemas Contractuales Típicos en Mantenimiento

  1. Rafael Navarro

    Esteban, muy buen artículo. Creo que abordas casi todos los problemas típicos de contratación. Creo que un contrato es como un matrimonio, y como tal hay que ser muy cuidadosos antes de firmarlo. Algunos típ tips para tener desarrollar buenos contratos:

    1. Conocer bien a los potenciales contratistas antes de firmar el contrato. Esto incluye entender por qué cada contratista implementaría bien el contrato en cuestión.
    2. Definir el tipo de contrato (la guía de Project management PMBOK es muy buena) por ejemplo , cantidad de obra, tiempo y materiales, etc.

  2. Andrés Berretta

    Esteban, excelente descripción de las barreras más comunes a sortear en este tipo de actividades.

    Es importante considerar no sólo el know how de los contratistas sino también la pérdida que genera para la empresa ” depender de otro” para que arregle mi máquina.

    A ello le sumaría el impacto del uso por parte de los operadores que puede generar desgastes ” prematuros” y la intención de jefaturas y gerencias de exprimir los medios de producción hasta dejarlos sin aliento, entonces requerir un servicio de mantenimiento más parecido a una terapia intensiva que a un trabajo de optimización de recursos.

    1. estebanbuiles.com

      Hola Andrés, me alegra tenerte de vuelta por el blog. Espero en el futuro poder publicar un artículo tuyo en el blog sobre estos temas en los que tienes tanto que compartir. Como tu lo aclaras, si las jefaturas y gerencias buscan resultados inmediatos a costa de la vida de los activos, el resultado será desastroso para los accionistas. He ahí la importancia de una política y estrategia clara de Gestión de Activos dentro de la compañía.

  3. Camilo Gutiérrez

    Hola Esteban, muy buen artículo y muy acertado.

    En ocasiones los extremos son peligrosos, el cubrir los contratos con muchos indicadores desvía el foco de atención sobre el objeto del contrato, para ambas partes. Así mismo, lo que mencionas de las multas y las pólizas elevadas suben considerablemente el costo de los servicios prestados, pues el margen tiene que darle al contratista la posibilidad de cubrirlas, que en osaciones utiliza los recursos del mismo contrato para poderse apalancar, lo que me lleva al siguiente error que cometen las empresas contratantes: el no revisar los estados financieros de la contratista, lo cual representa un riesgo grande para ambas partes, esto permite definir si una empresa está o no en capacidad de soportar la operación durante el contrato, que en ocasiones resulta en ahorros y baja calidad de los insumos y recursos… ya conocemos el resultado de esto. Entra en juego aquí la responsabilidad social empresarial que tienen las grandes empresas con las pequeñas y medianas con baja capacidad financiera al otorgarle contratos de grandes montos.

    Nuevamente felicitaciones por este buen artículo.

    1. estebanbuiles.com

      Hola Camilo, gracias por tu aporte. Con tu permiso voy a incluir lo que mencionas sobre los estados financieros en el artículo “Principios Básicos de Administración de Contratos de Mantenimiento”. Así cómo el conocimiento en si es un ente vivo que crece y se evoluciona constantemente, los artículos deben mantenerse actualizados con aportes como los tuyos.
      Gracias nuevamente.

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